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06 4월
안녕하세요, “이제는 CS도 빌려 쓰는 시대!” CS쉐어링입니다!
회사에서 중요한 부서 중 하나는 바로 CS입니다. 으레 그렇듯 고객 문의를 처리하고 나면 기록이 남게 됩니다. 그런데 이 기록, 어떻게 축적하고 보관해야 하는 걸까요?📚
법적으로도 이에 대해 명시하고 있습니다. 개인용 컴퓨터 및 단말기에 고객 주요 정보를 보관하거나 공유해선 안된다고 말이죠! 그만큼 문서 보관은 보안을 결정짓는 핵심인데요.
많은 기업들이 개인용 PC가 아닌 문서중앙화를 통해 자율적인 보안 체계를 만들고 있답니다.
그런데, 문서중앙화가 무엇인가요?📖
문서 중앙화란, 문서를 로컬이 아닌 중앙 서버에 저장하는 것을 말합니다. 즉 업무 파일을 개인 PC에 저장하고 인쇄하는 것을 방지하는 것이죠.
문서중앙화가 필요한 이유
문서중앙화를 했을 때, 어떤 효과가 있는지도 함께 알아보겠습니다.
1. 정보 유출 방지
회사 내부에 보안 경각심을 일깨워주는 것은 매우 중요합니다. 그렇지 않으면 내부자가 정보를 손쉽게 유출할 수 있기 때문이죠. 내부자 유출이 아니더라도 랜섬웨어등의 위협을 받을 수도 있는데요.
특히나 유출의 문제는 일단 발생하고 나면 수습하기가 매우 힘들고, 치명적인 타격을 입기 때문에 사전에 이를 방지하는 것이 매우 중요합니다. 따라서 개별 직원이 각자 문서를 관리하는 것이 아니라 중앙에서 직접 관리하는 것이 필요하답니다.
2. 문서 누적 및 자산화
기업의 소중한 자산인 문서가 개인 PC에 저장된다면 사용자에 의해 쉽게 훼손, 공유 및 삭제가 될 수 있습니다. 하지만 중앙 서버에 저장하면 그럴 걱정이 없죠.
특히나 고객 데이터는 모아두었다가 중요한 인사이트를 얻는데 쓰이기 때문에 기업이 계속 살아남고 발전하기 위해서는 이러한 지식 재산을 꾸준히 쌓고 체계적으로 정리해두는 것이 필수입니다.
3. 비용 및 업무 효율성
문서가 중앙 서버에 모이게 되면 데이터가 중복되는 일을 방지할 수 있습니다. 이는 스토리지, 관리 비용을 절감시켜요.💰
또한 개인 메신저, 메일 등으로 파일을 주고받았을 때 전송 내역이 분산되고 관리가 어렵다는 단점이 있는데요. 하지만 모든 서류를 중앙 서버를 통해 주고받게 되면 한 번에 내역을 확인할 수 있고, 전송 시간이 절감되는 등 업무 효율성이 높아집니다.
또한 중앙 서버에서 파일을 쉽게 찾을 수 있으니, 부서 이동을 하거나 새로운 책임자에게 인수인계를 할 때도 과정이 훨씬 간단하고 수월해지겠죠?
CS 자료, 중앙 서버에서 관리하세요.💻
CS를 통해 고객의 목소리를 수집하게 되면, 타부서와 협업하여 제품 및 서비스를 수정, 개선할 일이 굉장히 많은데요. 이럴 때 관련 자료를 중앙 서버에 두게 되면 업무 흐름이 끊기지 않고 훨씬 원활한 협업이 가능해집니다.
그리고 무엇보다 소중한 고객분들의 개인정보를 유출시키는 일은 절대로 없어야 하기에 더욱더 시스템에 힘을 실어야 한답니다!
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